TRAVEL TERMS AND CONDITIONS ARIVIA TRAVEL LLC

1. FORMATION OF THE CONTRACT AND ACCEPTANCE

By submitting a booking request via any communication channel such as WhatsApp, Email, Online, or Phone, you authorize ARIVIA Travel LLC to issue a reservation. The travel contract and all its binding terms and conditions become legally effective as soon as the Booking Confirmation is delivered to the customer via WhatsApp or Email, regardless of whether a formal invoice has been issued yet. By receiving this confirmation, the customer is deemed to have read, understood, and accepted all terms and conditions of this agreement in full.

2. PAYMENT TERMS AND DEADLINES

A 40% non-refundable deposit is required within 24 hours of the booking confirmation to secure the reservation. The total remaining balance must be fully cleared at least 60 days prior to the departure date. Failure to complete payments within the specified deadlines grants ARIVIA Travel LLC the right to terminate the contract unilaterally and apply the cancellation penalties specified in Article 3.

3. CANCELLATION SCALE AND REFUND POLICY

In the event of cancellation for any reason, including but not limited to customer withdrawal, visa denial, or disruptions caused by third-party service providers (airlines, cruise lines, etc.), the following charges apply based on the total tour price. ARIVIA Travel LLC is not responsible for refunding fees that are withheld by third-party vendors (such as non-refundable flight or cruise tickets) regardless of the reason for cancellation:
1) Up to 90 days before departure: 40% cancellation fee.
2) Between 89 days and 60 days before departure: 70% cancellation fee.
3) Between 59 days and 15 days before departure: 90% cancellation fee.
4) Less than 14 days before departure or No-show: 100% cancellation fee.
5) Name Changes: Name changes are subject to third-party approval. Please consult us for availability; additional service fees and fare differences will apply.

4. SCOPE OF SERVICES AND LIMITATION OF LIABILITY

ARIVIA Travel LLC acts strictly as an intermediary agent between the traveler and third-party service providers such as airlines, cruise lines, hotels, and bus companies. Our company is not liable for mechanical breakdowns, strikes, weather conditions, airline delays, schedule changes, lost or damaged luggage, or any similar unforeseen events or force majeure. In all such cases, legal and financial responsibility rests solely with the respective service provider.

5. PASSPORTS, VISAS, AND BORDER REGULATIONS

Travelers are solely responsible for possessing a valid passport and all necessary visas. Visa rejection by any consulate or embassy does not grant any special refund rights; in the event of a visa denial, the standard cancellation terms mentioned in Article 3 shall apply. Furthermore, ARIVIA Travel LLC is not responsible if a company official, tour guide, or agency staff is denied entry at the border by government authorities. Such an event does not entitle the traveler to any refund or compensation.

6. FLIGHT OPERATIONS AND PASSENGER RESPONSIBILITY

ARIVIA Travel LLC acts strictly as an intermediary between the airline and the passenger and is subject to the Hague Protocol of September 28, 1955. Flight schedules, routes, and departure times are subject to change by the airline without prior notice. Depending on the arrival city and operational requirements of the airline, modifications may occur in the flight segments or routes. The traveler is solely responsible for reconfirming all flight details at least 48 hours prior to departure. Furthermore, failure to complete checkin, obtain boarding passes, or be present at the gate on time is the sole responsibility of the traveler. Missed flights or denied boarding due to passenger negligence or airline-induced changes shall not entitle the traveler to any refund or claim against the company.

7. BAGGAGE LIABILITY

All baggage, including delayed, lost, or damaged luggage, remains under the full responsibility of the respective airline or transportation provider. ARIVIA Travel LLC acts solely as an intermediary and shall not be held liable for any baggage-related issues.

8. ITINERARY MODIFICATIONS

ARIVIA Travel LLC reserves the right to modify the itinerary, sequence of services, or accommodation arrangements due to operational requirements, weather conditions, or local regulations. Such modifications shall not constitute a breach of contract provided that the overall scope of the tour remains substantially unchanged.

9. OPTIONAL TOURS AND ADDITIONAL SERVICES

Optional tours and additional services not included in the main package are subject to availability and local conditions. Prices and content may change without prior notice, and participation is at the discretion of the traveler.

10. TRANSPORTATION AND OPERATIONAL DISRUPTIONS

Delays or changes caused by vehicle breakdowns, traffic, accidents, or other operational issues beyond the control of ARIVIA Travel LLC shall not give rise to any right of refund or compensation.

11. MINIMUM PARTICIPATION AND OPERATOR CANCELLATION

ARIVIA Travel LLC reserves the right to cancel the tour up to 14 days prior to departure if the minimum number of participants is not met. If the tour is cancelled for this reason, payments will be refunded; however, if non-refundable services (such as flights) have already been issued, those specific costs will be deducted from the refund according to the third-party provider's policy.

12. TRAVEL INSURANCE

Travel insurance is not included. Travelers are strongly advised to obtain comprehensive travel insurance covering cancellations, medical emergencies, and travel interruptions. The company is not responsible for any financial loss resulting from the absence of insurance coverage.

13. HEALTH AND FITNESS TO TRAVEL

The traveler is responsible for ensuring they are medically fit to participate in the tour. Any existing medical conditions, pregnancy, or medications are the sole responsibility of the traveler. The company is not liable for health-related incidents occurring during the trip.

14. FAILURE TO PRESENT REQUIRED DOCUMENTS

Failure to present valid travel documents, including passport validity, visas, or required health documentation, shall result in denial of participation in the tour without any refund.

15. NO-SHOW AND LATE ARRIVAL POLICY

Travelers who fail to arrive at the designated meeting point at the specified time shall be considered a “no-show.” No-show cases result in the forfeiture of the full tour price, and no refunds shall be granted.

16. ACCOMMODATION STANDARDS AND USA SPECIAL CONDITIONS

Standard check-in is at 2:00 PM and check-out at 12:00 PM. Regarding travel within the United States, twin rooms typically consist of two Queen Size beds and are designed for up to 4 people. Tripleoccupancy guests will be accommodated in these twin rooms using the existing beds. Hotels may be substituted with others of equivalent category.

17. BEHAVIORAL RULES AND ON-SITE TERMINATION

Any traveler who disrupts the tour program or harms the group's harmony may be excluded from the tour by a company official, tour leader, or guide. In such cases, the contract is terminated immediately without any refund, and the traveler is responsible for their own return travel expenses.

18. FORCE MAJEURE AND EXTERNAL DISRUPTIONS

ARIVIA Travel LLC shall not be held liable for failure to perform its obligations due to events beyond its control, including but not limited to natural disasters, pandemics, war, closure of airspace, government actions, or strikes. If the tour is cancelled or disrupted due to such force majeure events, the company's liability is limited solely to the refund of the amounts that are successfully recovered from third-party service providers.

19. PRIVACY AND DATA PROTECTION

ARIVIA Travel LLC complies with data protection standards regarding the collection and processing of personal information necessary for the execution of the travel contract.

20: LIMITATION OF LIABILITY FOR AIRLINE AND CRUISE CANCELLATIONS

In case of disruptions caused by airlines or cruise lines (cancellations, delays, schedule changes, etc.), the respective provider’s own cancellation and refund policies shall apply. Arivia Travel accepts no financial liability or refund obligation if one service cannot be used due to the cancellation of another; any additional costs or non-refundable amounts arising from such situations are the sole responsibility of the participant.

21. JURISDICTION AND GOVERNING LAW

This agreement is exclusively governed by the laws of the State of Illinois, USA. Any disputes, legal claims, or lawsuits arising from this contract shall be settled exclusively in the courts of Cook County, Illinois.

ARIVA TRAVEL LLC declares that by making the payment, all terms and conditions have been read and accepted.

Hizmet Sözleşmesi

SEYAHAT KOŞUL VE KURALLARI ARIVIA TRAVEL LLC

1. SÖZLEŞMENİN KURULMASI VE KABULÜ

WhatsApp, E-posta, Online veya Telefon üzerinden iletilen rezervasyon talebiyle ARIVIA Travel LLC’ye rezervasyon yetkisi verilmiş sayılır. Seyahat sözleşmesi, henüz fatura kesilmemiş olsa dahi, Rezervasyon Onayı müşteriye iletildiği an yürürlüğe girer. Onay belgesinin alınmasıyla müşteri, sözleşmenin tüm şartlarını kabul etmiş sayılır.

2. ÖDEME KOŞULLARI VE VADELER

Rezervasyonu kesinleştirmek için 24 saat içinde %40 oranında iade edilemez peşinat ödenmelidir. Toplam bakiyenin tur hareket tarihinden en geç 60 gün önce tamamen kapatılması zorunludur. Ödemelerin belirtilen vadelerde yapılmaması durumunda şirket sözleşmeyi tek taraflı feshetme ve Madde 3'teki iptal cezalarını uygulama hakkına sahiptir.

3. İPTAL KADEMELERİ VE İADE POLİTİKASI

Müşterinin seyahatten vazgeçmesi, vize reddi veya üçüncü taraf hizmet sağlayıcıların (havayolu, gemi şirketi vb.) kusurları dahil olmak üzere, nedeni ne olursa olsun yapılacak iptallerde aşağıdaki kesintiler uygulanır. ARIVIA Travel LLC, iptal sebebi ne olursa olsun, üçüncü taraf sağlayıcılar tarafından iade edilmeyen (uçak bileti, gemi kabini vb.) tutarları iade etmekle yükümlü tutulamaz:
1) Turdan 90 gün öncesine kadar: %40 iptal bedeli.
2) 89 gün ile 60 gün arası: %70 iptal bedeli.
3) 59 gün ile 15 gün arası: %90 iptal bedeli.
4) 14 gün ve daha az süre kala veya tura gelinmemesi: %100 kesinti.
5) İsim Değişikliği: Üçüncü taraf onayına tabidir. Uygunluk durumunda ek ücretler ve farklar yansıtılır.

4. HİZMET KAPSAMI VE SORUMLULUK SINIRLAMASI

Şirketimiz, yolcu ile hizmet sağlayıcılar arasında sadece aracı konumundadır. Mekanik arızalar, grevler, hava koşulları, rötarlar, kayıp valizler ve benzeri tüm öngörülemeyen olaylar veya mücbir sebeplerden şirketimiz sorumlu tutulamaz. Bu tür durumlarda sorumluluk tamamen ilgili hizmet sağlayıcıya aittir.

5. PASAPORT, VİZE VE SINIR KURALLARI

Pasaport ve vize sorumluluğu tamamen yolcuya aittir. Vize reddi alınması durumunda herhangi bir özel iade hakkı söz konusu değildir; Madde 3'teki standart iptal koşulları uygulanır. Ayrıca, şirket yetkilimiz veya rehberimiz sınırda devlet yönetimi tarafından geri çevrilirse, acente sorumlu değildir ve bu durum yolcuya tazminat hakkı doğurmaz.

6. UÇUŞ OPERASYONLARI VE YOLCU SORUMLULUĞU

ARIVIA Travel LLC, havayolu ile yolcu arasında aracı konumunda olup, 28.09.1955 Lahey Protokolü’ne tabidir. Uçuş saatleri, parkurlar ve kalkış detayları ilgili havayolu tarafından haber verilmeksizin değiştirilebilir; uçağın ineceği şehre veya havayolu operasyonlarına bağlı olarak uçuş parkurlarında değişiklikler yaşanabilir. Tüm uçuş bilgilerinin hareket tarihinden en az 48 saat önce teyit edilmesi tamamen yolcunun sorumluluğundadır. Check-in işlemlerinin tamamlanmaması, biniş kartlarının alınmaması veya biniş kapısında (gate) zamanında hazır bulunulmaması durumunda yaşanacak aksaklıklardan yolcu şahsen sorumludur. Kaçırılan uçuşlar veya havayolu kaynaklı değişiklikler nedeniyle tura katılamama durumunda şirketimiz herhangi bir iade veya tazminat sorumluluğu kabul etmez.

7. BAGAJ SORUMLULUĞU

Kayıp, gecikmeli veya hasarlı bagajlar tamamen ilgili havayolu veya taşıyıcı firmanın sorumluluğundadır. ARIVIA Travel LLC yalnızca aracı konumundadır.

8. PROGRAM DEĞİŞİKLİĞİ

Şirketimiz; operasyonel gereklilikler veya mücbir sebeplerle tur programında, hizmet sıralamasında veya konaklamada değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Bu değişiklikler, turun genel içeriği korunmak kaydıyla sözleşme ihlali sayılmaz.

9. EKSTRA TUR VE HİZMETLER

Programda belirtilmeyen ekstra turlar pakete dahil değildir. Fiyatlar ve içerik önceden haber verilmeksizin değişebilir. Katılım yolcunun isteğine bağlıdır.

10. ULAŞIM VE OPERASYONEL AKSAKLIKLAR

Araç arızası, trafik, kazalar veya operasyonel sebeplerden kaynaklanan gecikme ve aksaklıklar iade veya tazminat hakkı doğurmaz.

11. MİNİMUM KATILIMCI SAYISI VE OPERATÖR İPTALİ

Minimum katılımcı sayısına ulaşılamadığı takdirde şirket turu 14 gün öncesine kadar iptal edebilir. Bu durumda ödemeler iade edilir; ancak iptal edilemeyen hizmetler varsa, bu bedeller üçüncü taraf sağlayıcının politikasına göre iade tutarından düşülebilir.

12. SEYAHAT SİGORTASI

Seyahat sigortası fiyata dahil değildir. Yolcuların iptal, sağlık ve bagaj durumlarını kapsayan kapsamlı sigorta yaptırmaları önemle tavsiye edilir. Sigorta eksikliğinden doğacak zararlardan şirket sorumlu değildir.

13. SAĞLIK DURUMU

Yolcu, seyahate katılabilecek sağlık durumuna sahip olduğunu kabul eder. Mevcut sağlık problemleri ve kullanılan ilaçlar tamamen yolcunun sorumluluğundadır. Şirket seyahat esnasındaki sağlık olaylarından sorumlu tutulamaz.

14. BELGE EKSİKLİĞİ

Pasaport, vize veya gidilecek ülkelerce talep edilen belgelerin eksik olması durumunda yolcu tura katılamaz ve herhangi bir iade hakkı doğmaz.

15. NO-SHOW (KATILMAMA) VE GEÇ VARIŞ

Belirtilen saat ve yerde hazır bulunmayan yolcular “no-show” sayılır. Bu durumda ücret iadesi yapılmaz.

16. KONAKLAMA STANDARTLARI VE AMERİKA ÖZEL DURUMU

Otel girişleri 14:00, çıkışlar 12:00'dir. Amerika seyahatleri için özel durum: Twin odalarda iki adet Queen Size yatak bulunur ve bu odalar teknik olarak 4 kişiliktir. Üç kişilik konaklayacak misafirler, mevcut yatakları kullanarak konaklayacaklardır. Gerektiğinde aynı kategoride otel değişikliği yapılabilir.

17. DAVRANIŞ KURALLARI VE TUR ESNASINDA FESİH

Grup uyumuna zarar veren kişiler; şirket yetkilisi veya rehber tarafından turdan uzaklaştırılabilir. Bu durumda sözleşme derhal feshedilir, iade yapılmaz ve dönüş masrafları yolcuya ait olur.

18. MÜCBİR SEBEP VE DIŞSAL AKSAKLIKLAR

Doğal afetler, salgınlar, savaş, hava sahasının kapatılması veya resmi otoriteler gibi mücbir sebepler durumunda şirket sorumlu tutulamaz. Turun bu tür sebeplerle iptali veya aksaması halinde, şirketimizin sorumluluğu sadece üçüncü taraf hizmet sağlayıcılardan fiilen geri alınabilen tutarların iadesi ile sınırlıdır.

19. GİZLİLİK VE VERİ KORUMA

ARIVIA Travel LLC, seyahat sözleşmesinin uygulanması için gerekli olan kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda veri koruma standartlarına uyar.

20. HAVAYOLU VE GEMI İPTALLERINDE SORUMLULUK SINIRI

Havayolu veya gemi şirketinden kaynaklanan (iptal, rötar, program değişikliği vb.) aksaklıklarda, ilgili firmanın kendi iptal/iade kuralları geçerlidir. Bir hizmetin (örneğin uçuşun) iptali nedeniyle diğer hizmetin (örneğin cruise turunun) kullanılamaması durumunda, Arivia Travel hiçbir maddi sorumluluk veya iade yükümlülüğü kabul etmez; bu tür durumlarda oluşabilecek ek maliyetler veya iade edilemeyen tutarlar tamamen katılımcının sorumluluğundadır.

21. YETKİLİ MAHKEME VE UYGULANACAK HUKUK

İşbu sözleşme münhasıran ABD, Illinois Eyaleti yasalarına tabidir. Her türlü hukuki uyuşmazlıkta tek yetkili merci Cook County (Chicago) Mahkemeleri'dir.

ARIVIA TRAVEL LLC Ödeme yapılmasıyla birlikte yukarıdaki tüm şartların okunduğu ve kabul edildiği beyan edilmiş sayılır.